CREAR UNA DIAPOSITIVA
Cómo crear una diapositiva: Cuando se abre el programa seleccionando "Presentación en blanco", aparecerá una ventana en la que podrá elegir entre 12 alternativas distintas: Diapositiva de Título, Lista con Viñetas, Texto a Dos Columnas, Tabla, Texto y Gráfico, Gráfico y Texto,
Organigrama, Gráfico, Texto e Imagen Prediseñada, Sólo Título y en Blanco.
Se elije la que se considere
mejor y se adapte a que deseamos (después podrá cambiar el diseño de una diapositiva así como su orden). Los diseños automáticos incluyen dónde colocar los distintos tipos de títulos, texto, imágenes prediseñadas, elementos gráficos y
organigramas. Se activan haciendo doble clic sobre ellos, o bien seleccionándolos y haciendo
click sobre el botón Aceptar.
Una vez abierta la primera diapositiva, haciendo click sobre el área en sí, se puede escribir el texto que prefiera, insertar gráficos e imágenes y formatearlo todo con los procedimientos habituales.
VENTANA POWER POINT: BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ESTADO
Barra de estado.- Está colocada en la parte inferior de la
venta e indica el número de la diapositiva sobre la que se está trabajando. En esta barra también hay otra opción denominada General. Si hace doble click sobre esta última, accederá a 17
modelos de diapositivas distintas.
Botones para la vista.- Puede visualizar
el trabajo de cinco formas distintas:
-Vista normal: podrá teclear el texto, modificar el diseño, añadir gráficos, imágenes, sonidos y vídeos.
-Vista esquema: podrá modificar el título y el texto, cambiando las áreas respectivas, insertando encabezados o pies de páginas e, incluso, el número de página. Sirve para organizar la presentación y para desarrollar rápidamente contenido.
-Vista diapositiva: podrá tener una idea del conjunto y reordenar las diapositivas.
-Vista clasificadora de diapositivas:permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los tiempos de exposición de cada diapositiva.
-Presentación con diapositivas: permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los tiempos de exposición de cada diapositiva.
Barra de herramientas.- Al iniciar el programa pueden verse las barras de herramientas Estándar y de Formato bajo la barra de menú. Es aconsejable insertar rápidamente la barra de Dibujo, que se colocará sobre la barra de estado. Por lo tanto, puede insertarse o quitar una barra de herramientas particular seleccionándola o
marcándola en Ver-Barra de Herramientas. Además, se puede personalizar la barra añadiendo o quitando botones. Para ello, hay que hacer lo siguiente:
•Menú Herramientas > Personalizar > click sobre la
carpeta Comandos.
•En el cajetín Categorías, seleccionar la categoría del comando que incluye el botón que desee insertar.
• Arrastrar el botón que se desea añadir recolocándolo en la posición deseada en la barra de Herramientas
• click sobre Cerrar
Uso de los Comandos.- Se pueden activar los comandos de distintas maneras:
•click sobre el menú Herramientas
•Eligir el comando y muévalo a la barra de menú
•Eligir el comando en el menú de elección rápida (botón derecho del ratón)
INSERTAR, ELIMINAR Y REORDENAR DIAPOSITIVAS
Insertar diapositivas.- Una vez realizada la primera diapositiva, puede añadirse más. Para hacerlo, siga los siguientes pasos:
•Elegir Insertar Nueva Diapositiva o bien hacer click sobre el botón Nueva Diapositiva de la barra de herramientas.
•Elegir el diseño que desee en la ventana que aparezca para la nueva diapositiva y click en Aceptar.
De esta manera podrá crear cuantas diapositivas desee.
Cómo cambiar el diseño de una diapositiva.-Para cambiar el diseño de una diapositiva, hacer lo siguiente:
•Elegir Formato>Diseño de la Diapositiva
•Aparecerá una ventana para la nueva diapositiva que contendrá el diseño que estaba utilizando, hacer click sobre el nuevo diseño y pulse el botón Aceptar.
Aún así, se deberá tener en cuenta que cualquier diseño puede ser modificado si cambia las áreas respectivas reconstruidas pulsando sobre los botones de redimensionamiento. Si lo desplaza a otra posición (el ratón tomará la forma de flecha de cuatro puntas) creará espacios para que pueda insertar imágenes.
Eliminar una diapositiva.-Para eliminar una diapositiva se deberá:
•Ir a Vista Diapositiva o Vista Clasificadora de diapositiva, elegir Modificar>Eliminar diapositiva
•Seleccionar en Vista Diapositiva o Esquema la que le interesa y elija Modificar>Eliminar diapositiva
Cambiar el orden de las diapositivas.- Para alterar el orden de las diapositivas deberá:
•Ir a vista Esquema, seleccione la diapositiva que quiera mover y arrástrela hasta la nueva posición (el puntero del ratón se convertirá en una flecha de cuatro puntas)
•La diapositiva se moverá hasta la nueva posición en Vista Diapositiva (una línea vertical indicará el punto en la que debe insertarla).
Utilizar la vista esquema.- Se usa siempre que desee crear una sola vez ciertos elementos, estos aparecerán en todas las diapositivas (por ejemplo, la fecha, un logotipo, etc.).
Por lo tanto, se podrá modificar el formato del esquema en cualquier momento. Para activarlo:
•Elegir Ver>Clasificado, o bien click sobre el icono de la barra de herramientas.
Para insertar datos, números y notas a pie de página, vaya a Ver>Clasificador. Ahora seleccione formato.
TEXTOS Y FONDOS EN LAS DIAPOSITIVAS
Añadir texto a las diapositivas.-Cuando se crea una diapositiva que contiene un título y texto, basta con pinchar sobre el título que señala: "Hacer click para añadir el título" y "Hacer click para añadir el texto", y tan sólo añadir el texto que desee.
Cómo insertar texto dentro de un dibujo.-Se puede escribir el texto dentro de una figura para que este se adapte al mismo formato. Para lograrlo hay que hacer lo siguiente:
•Visualice la barra de dibujo (Ver>Barra de Herramientas>Dibujo) y dibuje un polígono, elimine el relleno, empiece a escribir y luego elija Formato>Autoformas. Seleccione Cuadro de Texto y haga click sobre "Ajustar línea de texto a de la autoforma" y "Ajustar tamaño de la autoforma del texto".
Insertar colores de fondo a las diapositivas.-Para rellenar el fondo de las diapositivas debe seleccionar Formato>Fondo y ahora seleccionar un color entre los ocho que se le proponen. También puede hacer click sobre Otros Colores y elegir el que desee de la gama estándar o de otra personalizada.
También pueden seleccionarse efectos de relleno. En ese caso, se abre una ventana en la que aparecen cuatro opciones:
•Degradado: para obtener un degradado con uno o más colores
•Trama: donde podrá elegir entre varios tipos
•Textura: hay múltiples motivos tanto para colores en primer plano como para colores en el fondo
•Imagen: permite insertar en el fondo de la diapositiva una imagen importada de otra aplicación
HERRAMIENTAS DE DIBUJO
Las herramientas de dibujo permiten diseñar fácilmente los objetos que hay que añadir a las presentaciones. Para abrir la barra de herramientas de dibujo se debe ir a Ver>Barra de herramientas>Dibujo.
Para dibujar círculos, cuadrados y polígonos regulares deberá hacer click sobre el instrumento correspondiente y hacer el dibujo, manteniendo apretada la tecla mayúscula. Hay que tener en cuenta que:
•Apretando la tecla
Control se empieza a dibujar desde el centro del dibujo.
•Apretando Control más Mayúsculas se dibuja una figura regular a partir del centro.
Si no se mantiene apretado el botón Mayúsculas podrá diseñar rectángulos, elipsis y polígonos irregulares.
•Para dibujar líneas y arcos se debe seleccionar el instrumento pertinente haciendo click en el botón Autoforma y buscando, en la ventana que le aparecerá, el arco en Forma y la línea en Líneas. Por lo tanto, hacer click en la diapositiva y arrastre el dibujo hasta obtener las dimensiones que desee: si mantiene pulsada la tecla Mayúsculas sobre la línea conseguirá que estas se inclinen de 15 en 15 grados; con Control dibujará una línea a partir del centro. Si aplica Mayúsculas al arco obtendrá una circunferencia y si aplica la tecla Control obtendrá una elipsis.
•Para modificar una línea o un arco basta con seleccionar y pinchar sobre Estilo de la línea o Estilo del Guión. Para cambiar el color deberá pulsar sobre Color de línea.
•Para hacer rotar la figura bastará con seleccionarla, elegir la herramienta Girar libremente, hacer click en uno de los extremos y arrastrarla.
•Para redimensionar bastará con seleccionarla y arrastrar uno de los extremos.
Si se va a utilizar más veces el mismo dibujo se deberá hacer doble click en su interior para que se mantenga en función hasta que no se vuelva a hacer click sobre el mismo. Con el botón de Formas se pueden realizar distintos tipos de objetos, como flechas, estrellas y conectores. Basta con seleccionar la forma que se desee, hacer click y arrastrar hasta obtener el tamaño deseado.
USAR OBJETOS
Cómo usar los objetos.- Por objetos entendemos texto, líneas y formas creadas con las herramientas pertinentes, aunque no las imágenes importadas de otras aplicaciones.
•Para seleccionar más de un objeto, hay que mantener apretada la tecla mayúscula o bien marque el contorno del mismo con el rectángulo de selección haciendo click sobre un punto exterior y arrastrando. Para seleccionar todos los objetos presentes en una diapositiva se debe elegir Edición>Seleccionar Todo o bien pulsar control+E.
•Para reagrupar uno o más objetos, una vez seleccionados, se deberá elegir el botón Dibujo y luego el comando Reagrupar. También se puede hacerse la operación inversa, es decir Dibujo>Desagrupar.
•Para cambiar de sitio un objeto ha de seleccionarlo y arrastrarlo
•Para alinear más objetos se deberá seleccionarlos y luego elegir Dibujo>Alinear o Distribuir, haciendo click sobre la posición deseada (Alinear a la izquierda o derecha). Para poner un objeto en primer plano o segundo hay que seleccionarlo y elegir Dibujo>Ordenar>Traer al Frente o Enviar al Fondo o Traer adelante o Enviar atrás.
•Para girar o voltear un objeto, una vez seleccionado, se deberá ir a Dibujo>Girar o Voltear, haciendo click sobre una de las opciones presentes.
•Para cortar, copiar o pegar objetos, lo mejor es recurrir a sus respectivos iconos.
•Para redimensionar un objeto, tras haberlo seleccionado, se deberá pulsar sobre los cuadrados de redimensionamiento, apretando Mayúsculas si quiere redimensionarlo de forma uniforme.
•Para rellenar un objeto, que por defecto vienen coloreados de verde, basta con seleccionar y pulsar sobre el icono de Color de Relleno, que le ofrecerá la posibilidad de elegir entre los ocho colores presentados, así como hacer uso de otros colores de relleno o de efectos especiales.
•Para sombrear un objeto, tras haberlo seleccionado, deberá utilizar el icono Sobre de la barra de herramientas Formato, si el objeto es texto, o bien usar el icono Sombra de la barra de herramientas Dibujo si no se trata de texto.
ANIMAR OBJETOS E INTRODUCIR SONIDOS
Cómo animar objetos en una diapositiva.- El título, texto y las ilustraciones pueden animarse para que, durante la presentación aparezcan de cierta manera (desde arriba, desde abajo, etc.). se podrá, incluso, asociarles un sonido. Para lograr esto se deberá:
•Elegir Presentación Diapositiva>Preestablecer Animación y, a continuación, elegir en la ventana que aparecerá la animación que desee (Automática, Volar, Cámara, Destello, etc.). Observara el efecto que ha logrado en Presentación Diapositiva y preestablezca la animación.
•Si en lugar de eso se prefiere insertar efectos no preestablecidos, se deberá elegir la Presentación Diapositiva>Personalizar Animación.
En este último caso, en la venta que se abra se deberá:
•Elegir la carpeta Orden e Intervalos, hacer click sobre el objeto que desee animar (puede cambiarse el orden en cualquier momento actuando sobre el recuadro Orden e Intervalos).
•En la parte derecha de la misma carpeta, en el recuadro Iniciar Animación, haga click sobre la frase "Al hacer click con el ratón" y luego sobre la frase "Automáticamente segundos después del evento anterior".
•Pase a la carpeta Efectos y elija en Animación y Sonido de Entrada, si desea que a la aparición del objeto le acompañe algún tipo de sonido.
•se Repite esta operación para todos los demás objetos.
•Si en la diapositiva hay algún gráfico, usted puede regular su entrada en la carpeta Efectos de Gráficos, al elegir cómo quiere que aparezcan las distintas categorías de datos que componen el mismo.
Cómo insertar un sonido grabado al inicio de la presentación.- Grabe en una carpeta de
trabajo el sonido desde
Inicio>
Programas>Accesorios>Multimedia>Grabadora de Sonidos. Luego, vaya a Presentación>Personalizar Animación, y elija el primer elemento de la diapositiva al que quiere asociar el sonido y busque en el menú desplegable que dice "sin sonido" donde dice "otro sonido", cuando aparezca el cuadro de diálogo hay que buscar el que grabó.
Entre el primer y el segundo objeto de la diapositiva debe
haber tiempo suficiente para que suene el tono por completo (regúlelo en Iniciar Animación segundos después del evento anterior).
CREACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRESENTACIONES
Creación y ejecución de presentaciones.-Una vez realizadas todas las diapositivas, animados los textos, e insertados los sonidos, se podrá pasar a la Presentación utilizando las plantillas predefinidas o bien personalizándola. Vemos:
-Con plantillas predefinidas: se elije Ver Presentación con Diapositiva. Aparecerá la primera diapositiva ocupando toda la pantalla: para pasar a la siguiente se deberá pulsar con el botón izquierdo del ratón en cualquier sitio de la misma o bien sobre el menú desplegable que ofrece distintas opciones (Seguir, Ir a, etc.). Resulta especialmente interesante la opción de la Pluma, que podrá seleccionar en Opciones del Puntero, para poder escribir en la pantalla evidenciando de tal manera las partes más fundamentales, pudiendo incluso cambiar el color de la misma si lo desea (Opciones del Puntero>Color de la Pluma).
-Presentación personalizada: hay que Ver la Presentación con Diapositivas>Preparar Presentación y seleccione las diapositivas que le interesen. En especial seleccione si las diapositivas cambiarán cuando haga click con el ratón (Modalidad manual) o si pasarán solas (A Intervalos Grabados), aunque eso ya lo veremos más adelante. Vaya a Presentación con Diapositivas y se le abrirá la diapositiva y abajo a la derecha aparecerá un reloj indicando cuanto tiempo durará la diapositiva.
También se puede tocar el botón izquierdo del ratón para pasar a la siguiente diapositiva, haciendo lo mismo hasta llegar al final. Al acabar esta se podrá ver cuál ha sido la duración total de la presentación y si desea podrá grabar los nuevos intervalos a la hora de visualizar la presentación. Si responde "Sí", la presentación aparecerá con el desplazamiento automático de las diapositivas, siempre después de haber elegido Presentación con Diapositivas o haber hecho click sobre el icono colocado abajo a la izquierda.
DIAPOSITIVAS OCULTAS, TRANSICIONES
Cómo añadir una diapositiva oculta.-uno puede crear una diapositiva y sólo sacarla a la
luz si lo considera oportuno. Para hacerlo será necesario que:
•Se cree la diapositiva y elija Presentación Diapositiva>Ocultar Diapositiva. Cuando esté haciendo la presentación, que no deberá ser automáticamente sino manual, bastará con tocar el botón derecho del ratón y elegir Ir a>Diapositiva Oculta
Como adjuntar una diapositiva negra al final.- Sirve para cerrar la presentación sin volver a la página de Power Point. Puede hacerse de dos maneras distintas. Para ello, hay que ir a Herramientas>Opciones>Ver> seleccione Terminar con Diapositiva Negra
Cómo ver las notas del orador durante la presentación.-se podrá suspender momentáneamente la presentación para visualizar las notas del orador (en su momento escritas en las notas de página) si pulsa el botón derecho del ratón y elige la opción Notas del Orador.
Añadir transiciones.- Las transiciones son efectos especiales visibles en pantalla cuando se pasa de una diapositiva a otra. Para lograr obtener una transición debe:
-Hacer click sobre el botón de Vista Diapositiva, situado abajo a la izquierda. Elegir el menú Presentación Transición de Diapositiva. En el cuadro Efecto, seleccionar lo que se desee del menú desplegable que aparezca al hacer click sobre el triángulo negro. Debajo seleccionar Lento, Medio o Rápido. Elegir si esta debe aparecer con "Un click de ratón" o "Automáticamente tras algunos segundos". Apriete el botón Aplica si quiere que tal cambio sólo afecte a la diapositiva seleccionada. En cambio, si se desea que esto se aplique a todas, pulsar en "Aplicar a todas".
BOTONES DE ACCIÓN Y PLANTILLAS
Cómo usar los botones de acción.- Vaya a Presentación>Botones de Acción. v Se verá que puede elegir entre 12 tipos de botones de acción diferentes, cada uno con una función distinta. Una vez elegido el que le interesa, bastará con hacer click sobre el lugar en el que quiera colocarlo de la diapositiva y arrastrarlo hasta obtener el tamaño deseado. Entonces, aparecerá el cuadro de diálogo de Configuración de la Acción. Si se hace click sobre "Hipervínculo a" podrá unir la diapositiva actual a la precedente, a la siguiente, a la última o a la que sea (elegir la palabra Diapositiva) o bien elija Examinar..., y buscar en la
Carpeta correspondiente un sonido o una película.
De esta manera creará fácilmente un hipervínculo. Para hacer que el pulsador tenga las dimensiones deseadas, bastará con pinchar sobre él con el ratón, apretar el botón derecho y elegir Formato de Autoforma y luego Tamaño. Además, podrá dar un aspecto tridimensional a un botón si arrastra hacia el interior el cuadrillo amarillo que aparece cuando se selecciona el botón.
Plantillas.-Mediante el uso de plantillas (al iniciar el programa seleccione Plantillas de Diseño) uno podrá realizar una presentación con un formato y unos colores ya establecidos para crear distintas combinaciones de texto y gráficos. Están a su disposición varios tipos que puede elegir de la carpeta Formato>Aplicar plantilla de diseño y después seleccionar de la ventana que se abra el tipo que prefiera. Si en vez de eso elige la carpeta Presentaciones (Archivo>Nuevo) accederá a una variadas colección de presentaciones ya realizadas.
Cómo abrir una presentación ya existente.- Si elige esta opción, aparecerá una venta en la que se deberá buscar las carpetas con
trabajos ya terminados o en
fase de realización.
Hay varias opciones para abrir el
programa. Una posibilidad es partir del botón Inicio.
Pulsamos el botón Inicio que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
•Y del menú que aparece pulsamos sobre Programas
•Enseguida aparecerá el programa mostrando una
serie de Barras y una
zona en blanco donde podemos
escribir.
Las Barras que el programa
muestra en pantalla pueden variar dependiendo de las que estén activadas.
Para que aparezca o no una Barra en la pantalla, la marcamos partiendo de
Ver y
Barras de Herramientas.Por ejemplo si queremos que se muestre la
Barra de Dibujo. •Pulsamos en la parte superior de la pantalla Ver
•Pulsamos sobre Barra de herramientas.
La Barra de Dibujo se mostrará en la parte inferior de la pantalla.
Veremos a continuación las distintas partes que muestra en pantalla el programa Word
En la parte superior se encuentra La Barra de título. Esta Barra muestra el nombre del documento. Como no le hemos dado nombre al fichero el programa le asigna el nombre "Documento 1" al primero que aparece cuando abrimos el programa.
A la derecha de la Barra de Título aparece el botones para Minimizar la pantalla del programa.
Y el botón para cerrar el programa.
A continuación aparece la
Barra de menú desde la que podemos desplegar los menús con las principales instrucciones del programa. En la
imagen se muestra como pulsando sobre
Archivo aparece el menú correspondiente.
La
Barra Estándar nos muestra una serie de botones que nos facilitan el acceder directamente a las
funciones más usuales.
La siguiente Barra que se muestra es la
Barra de formato que como su nombre indica permite dar formato al
texto.
En el lateral de la pantalla se muestra la Barra de desplazamiento que facilita movernos por las páginas.
Si tenemos activa la Barra de Autotexto nos permite acceder directamente a una colección de textos predefinidos como saludos y despedidas.
La Regla.
Esta regla nos permite visualizar los márgenes, el sangrado del texto y en general la disposición del texto en la página.
En la parte inferior de la pantalla aparece cuando la activamos la Barra de Dibujo con una serie de botones para añadir y modificar figuras geométricas.
La Barra de Estado en la parte baja de la pantalla nos informa de la página en la que nos encontramos dentro del documento, así como de la sección, de las páginas totales del documento y de la posición del punto de inserción de texto con respecto a los bordes del papel.
DISTINTAS FORMAS DE VISUALIZAR EL DOCUMENTO
La vista normal. En la vista normal el documento se muestra de una forma continua. El
cambio de página se muestra como una línea de puntos. En este modo no se ven adecuadamente los elementos
gráficos. Es una vista útil cuando tenemos un ordenador lento.
Word nos permite crear ficheros en
HTML que podemos colocar directamente en
Internet. Por tanto con este programa podemos crear páginas
Web y en la vista
Diseño Web comprobamos como se visualizará en
Internet la página que estamos creando.
Una de las vistas más interesantes es tener activada la opción Diseño de impresión que muestra las páginas claramente diferenciadas y una imagen muy aproximada de como va a quedar la página al imprimirla.
Cuando tenemos un texto largo que recorrer puede ser interesante revisarlo mediante la vista esquema que nos muestra solamente los títulos de los distintos apartados. Desde esta vista podemos cambiar fácilmente el orden de las diferentes secciones. Para que esta vista sea efectiva los títulos de los apartados debemos ponerlos utilizando la instrucción Insertar de la Barra de menú y seleccionando Título.
Otra vista interesante para
documentos largos es el
Mapa del documento . Pulsando sobre esta opción la pantalla aparece dividida en dos columnas. La columna de la izquierda muestra el índice del documento. Pulsando sobre un apartado del índice nos movemos rápidamente a ese lugar del documento.
PANTALLA COMPLETA Y ZOOM
En la opción Pantalla completa desaparecen las Barras de menú y los bordes mostrando toda la pantalla la página.
ulsamos Ver en la parte superior de la pantalla.
•Seleccionamos Pantalla completa
Podemos en cualquier momento volver a otra vista pulsando sobre Cerrar pantalla completa.
Otro comando que nos permite controlar el aspecto de la pantalla y como se visualiza el documento es la instrucción Zoom.
•Pulsamos Ver en la Barra de menú
•Seleccionamos Zoom
•Nos aparece el Cuadro de Zoom en el que seleccionaremos si queremos ver una parte de la página con las letras muy grandes, la página ocupando la pantalla de lado a lado, toda la página o varias páginas. Al seleccionar Toda la página o Varias páginas las letras se hacen minúsculas pero tenemos una vista general de como quedan las páginas. En el ejemplo tenemos marcada Toda la página y se mostrará tal como aparece en Vista previa. En este momento nuestra página se encuentra en blanco.
VISTA PRELIMINAR
Otra opción de visualización interesante es la que se
muestra pulsando
Archivo en la Barra de menú y
Vista preliminar. En esta vista la pantalla nos muestra como quedara el documento una vez pasado al papel.
Podemos ver simultáneamente en la pantalla dos partes de un mismo documento. Esta vista puede ser útil para comprobar diferentes partes de un documento extenso.
•Pulsamos Ventana en la Barra de menú.
•Seleccionamos Dividir.
•Marcamos la altura a la que queremos dividir la ventana
•Aparecen dos ventanas cada una con su propia Barra de desplazamiento
Esta vista puede ser muy interesante para analizar diferentes partes de un documento y comprobar similitudes y diferencias.
PERSONALIZAR LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS
El
programa permite adaptar a nuestros gustos y usos las Barras que se muestran en pantalla.
•Seleccionamos Herramientas en la Barra de menú
•Pulsamos sobre Personalizar
Nos aparece el cuadro de
diálogo Personalizar. En este cuadro podemos seleccionar colocar la
Barra de Formato y la Estándar en la misma fila o como en el ejemplo
Mostrar en los menús primero los comandos usados recientemente
Partiendo igualmente del comando Herramientas podemos seleccionar Opciones.
Aparece el cuadro Opciones donde podemos seleccionar diferentes formas de visualización.
Mediante este cuadro podemos hacer aparece las Marcas de formato que nos muestra en pantalla donde se encuentran introducidas instrucciones de formato.
INTRODUCIR TEXTO
Es decir que cuando escribimos entre dos palabras la palabra de la derecha se desplaza para no ser borrada o tapada por lo que estamos escribiendo.
Para cambiar entre insertar y sobrescribir pulsamos la tecla Insertar
Cuando tenemos activada la opción sobrescribir y nos situamos en medio de un
texto al
escribir reemplazamos el texto anterior por lo que vamos escribiendo.
En la Barra de
estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla se muestra si esta activado sobrescribir. Aparece SOB cuando se encuentra activado Sobrescribir.
Para Insertar el texto activamos la vista
Diseño de Impresión que es la recomendable si nuestro ordenador tiene suficiente
potencia y que permite situarnos en cualquier posición del papel simplemente mediante un doble
clic.
Pulsamos por tanto Ver en la Barra de menú y del menú pulsamos sobre Diseño de Impresión.
Y en esta vista pulsando dos veces el botón izquierdo del ratón sobre la zona donde queremos comenzar a introducir el texto aparece el punto de Inserción. Podemos comenzar a introducir el texto.
La opción de hacer clic y escribir se puede activar o desactivar. Posiblemente se encuentre activada. En caso contrario puede activarla.
•Pulsar sobre Opciones
•Seleccionar la pestaña Edición
•Y marcar Habilitar hacer clic y escribir
•Pulsar Aceptar
En el mismo cuadro de
Edición podemos activar o desactivar otras opciones como Modo sobrescribir y usar la techa Insertar para pegar.
DESHACER
Seguramente una de las opciones más utilizadas y muy de agradecer. Si nos equivocamos pulsamos y retrocedemos, se elimina la última
acción realizada.
•Pulsando sobre el menú de Deshacer podemos seleccionar exactamente cuanto queremos retroceder. Las
acciones que deseamos deshacer.
•Desde la Barra de menú pulsamos la opción Edición y Deshacer
escritura •Otra opción cuando nos equivocamos es marcar el texto equivocado y pulsar Edición y Borrar
COPIAR, PEGAR Y CORTAR TEXTO
Los pasos para copiar, cortar y pegar texto son:
•Sitúate en la primera página.
• Accede al encabezado de esta página.
• Selecciona el texto que forma el encabezado de la página.
• Accede a la opción Copiar del menú Edición.
Ahora el texto pasa al portapapeles. Más adelante veremos el funcionamiento del portapapeles.
Para Copiar, Cortar o Pegar texto lo podemos hacer de diferentes formas.
Podemos acceder a ellas utilizando las diferentes opciones que aparecen en el menú Edición, también podemos utilizar las diferentes combinaciones de teclas que nos aparecen en este mismo menú o incluso podemos hacer clic sobre los botones que aparecen en la barra estándar.
A partir de este momento sólo diremos que deberás Cortar, Copiar o Pegar sin indicar la manera cómo debes hacerlo. Prueba diferentes maneras para ver cual de ellas te resulta más có
moda.
GUARDAR
La opción Guardar archiva el fichero con el mismo nombre sustituyendo el fichero anterior. Es preciso tener cuidado puesto que podemos estar borrando sin remedio la versión anterior de un documento que deseábamos mantener.
•Pulsamos
Archivo en la Barra de menú.
•Seleccionamos Guardar
La opción Guardar como nos permite asignar un nuevo nombre al fichero. Permite tener varias versiones de un documento con varios nombres.
•Pulsamos Archivo sobre la Barra de menú
•Y pulsamos sobre Guardar Como
Tenemos que seleccionar donde guardamos el fichero. Podemos guardarlo en un
Disco o en un subdirectorio del
disco duro. Es recomendable guardar copias en el disco duro. Una buena costumbre es ser ordenado y guardar los distintos tipos de ficheros en distintos subdirectorios.
SEGURIDAD
Es interesante que cada cierto
tiempo el propio programa realice una copia de
seguridad. Puede comprobar si tiene activada esta opción:
v Pulsando sobre Herramientas de la Barra de menú
v Pulsando sobre Opciones
v Seleccionamos la pestaña Guardar
v Y en Guardar info. de Autorrecuperación cada seleccionamos el número de minutos entre cada guardado automático de seguridad. En nuestro ejemplo tenemos seleccionado 10 minutos.
v En mi ejemplo tenemos también activada la opción Crear siempre copia de seguridad. Esta opción crea un fichero de seguridad con extensión .Bak para que sea más fácil recuperar el fichero perdido.
•Podemos asignar una contraseña al fichero.
Nos pedirá que volvamos a escribir la contraseña para que no teclear una clave equivocada por error.
La contraseña de escritura permite a otros ver el documento pero no modificarlo. esta opción es interesante si compartimos
trabajos pero queremos mantener el
control sobre las modificaciones.
Cuando ya tenemos un fichero en un disco o en el disco duro del ordenador para trabajar sobre el o para leerlo partiendo de Archivo de la Barra de menús.
v Pulsamos Archivo
v Y pulsamos Abrir
Nos aparece en pantalla un cuadro en donde puede aparece directamente el fichero que deseamos abrir.
Si no aparece directamente puede que se encuentre en alguna de las carpetas donde se encuentran los ficheros más utilizados.
En el lateral se encuentran los botones que nos dan acceso directo a estas carpetas más usuales.
•Una lista de los ficheros que hemos usado recientemente
•Muestra los ficheros de la carpeta mis documentos. Muchos ficheros por defecto se almacenan en esta carpeta.
•Los ficheros guardados directamente en el escritorio.
•Muestra los ficheros guardados en la carpeta favoritos.
OPCIONES DE ABRIR
Si el fichero que deseamos abrir no aparece directamente al pulsar el comando abrir tenemos varias opciones
•Si el fichero que deseamos abrir no aparece en el directorio que se muestra por defecto nos movemos al directorio adecuado pulsando sobre la flecha que abre el menú.
•Para movernos a las carpetas o ficheros que hemos
abierto recientemente. Tiene una
función parecida al botón atrás de los
navegadores de
Internet.
•Otra opción es subir un nivel para buscar el fichero que deseamos abrir.
En la parte superior tenemos varios botones que nos permiten gestionar los ficheros.
•Para eliminar ficheros, marcamos los ficheros que deseamos eliminar y pulsamos el botón Eliminar.
•Es interesante ser ordenado y guardar los distintos ficheros de distinto tipo en carpetas separadas. Pulsando sobre el botón Crear nueva carpeta añadimos una carpeta a la que daremos nombre.
•La opción Vistas me permite mostrar mayor o menor
información sobre los ficheros.
•Si pulsamos sobre Herramientas accedemos a varias opciones. Si no sabemos donde se encuentra un determinado fichero seleccionamos Buscar.
En nombre de archivo escribiremos el nombre del fichero que deseamos abrir. Otra opción es abrir el fichero directamente realizando un doble clic sobre el nombre del fichero.
En la flecha situada al lado del botón Abrir podemos seleccionar el modo como abriremos el documento. Si seleccionamos la opción Abrir como de sólo lectura podemos verlo pero no modificarlo. Con esta opción evitamos modificar o alterar por error el documento.
Podemos abrir varios ficheros a la vez.
v Para seleccionar varios ficheros que están unos a continuación de otros.
- Pulsamos en el primero.
- Pulsamos sobre la tecla mayúscula.
- Y manteniendo pulsada la tecla mayúscula nos movemos hacia abajo con la tecla flecha abajo que posiblemente se encuentre a la derecha de su teclado.
v Para seleccionar varios ficheros que no forman un bloque mantenemos pulsada la tecla Control "ctrl." y vamos pulsando sobre los ficheros que deseamos abrir.
Una vez que tenemos abiertos varios ficheros para mostrar uno u otro en pantalla empleamos la instrucción
Ventana. La instrucción
Ventana nos muestra los diferentes ficheros que tenemos abiertos y nos permite pulsando sobre ellos cambiar de uno a otro. En nuestro ejemplo tenemos abiertos dos ficheros denominados "
cambio cuenta" y "
Datos de la
investigación". Mediante esta Ventana podemos cambiar de uno a otro fichero de forma rápida.
SELECCIONAR TEXTO
Al utilizar el programa Word es frecuente antes de utilizar otros comandos tener que seleccionar el texto. Veamos algunas formas sencillas de marcar el texto para por ejemplo darle formato.
•Seleccionamos una palabra pulsando dos veces sobre la misma.
•Nos situamos a la izquierda de la línea y cuando el curso se transforma en una flecha pulsamos el botón del ratón
•Nos situamos a la izquierda igual que antes y cuando aparece la flecha pulsamos dos veces.
•Para seleccionar todo el texto. Nos situamos igual a la izquierda y cuando aparece la flecha pulsamos tres veces.
Igualmente podemos seleccionar el texto pulsando sobre el principio de la zona que deseamos seleccionar y manteniendo pulsado el botón del ratón movernos al otro extremo de la zona.
FORMATOS PREDEFINIDOS
El programa dispone de ciertos formatos prediseñados.
•Pulsamos Formato en la parte superior de la pantalla.
•Y pulsamos sobre Tema
En el cuadro que aparece podemos seleccionar entre una colección de temas o formatos predefinidos.
Pulsando sobre
Galería de estilos accedemos al cuadro que nos permite seleccionar entre una
serie de plantillas prediseñadas que nos permiten dar formato de forma muy rápida a un ciertos tipos de documentos habituales.
Aparece el cuadro sobre el que seleccionamos una Plantilla para el documento al que le queremos dar formato de forma rápida. En nuestro ejemplo hemos seleccionado Fax moderno como el estilo que necesitamos para nuestro documento.
FORMATO DE LETRAS
FORMATO DE FUENTE
Vamos a dar formato a las letras del texto.
Para dar formato lo normal suele ser definir el formato y comenzar a escribir. Otra opción es tener ya escrito el texto, marcarlo y cambiar el formato.
En nuestro ejemplo partimos de un texto y cambiamos el formato para apreciar las diferencias.
El texto de ejemplo al que cambiaremos el formato es el siguiente.
Un
conocimiento preciso de la situación de partida, de donde estamos, es el
primer paso para la
determinación de las metas a alcanzar y del diseño de los
medios y
procedimientos para conseguir los objetivos. La
programación didáctica partirá del conocimiento realista del entorno en el que se desarrolla el
proceso de
enseñanza, de los
medios disponibles
materiales y personales, de las necesidades y del bagaje de conocimientos que poseen los
estudiantes que van a cursar la asignatura."
En nuestro ejemplo el título "LOS OBJETIVOS" lo vamos a poner con una
letra tipo Verdana, más grande, más gruesa, de
color azul y con sombra.
•Lo primero es seleccionar el texto al que queremos cambiar el formato.
•Pulsamos sobre Formato en la Barra de menú y sobre Fuente.
Aparece el Cuadro de Fuente donde seleccionamos las características que deseamos para el formato del texto. En nuestro ejemplo:
•Como tipo de letra o Fuente seleccionamos Verdana,
•Como queremos que las letras tengan un trazo grueso en Estilo de fuente seleccionamos Negrita,
•En Tamaño ponemos 14 para ampliar el titular
•Y en Color de fuente elegimos un azul elegante.
En este mismo cuadro podemos añadir ciertos efectos a las letras. En nuestro ejemplo para resaltar el titular elegimos como Efecto la opción Sombra.
•Y pulsando Aceptar obtenemos el texto con el nuevo formato.
OPCIONES DE LA BARRA DE FORMATO
Las opciones de formato de las letras, se encuentran directamente disponibles desde la Barra de formato en la parte superior de la pantalla. Recuerde que si en algún momento en su pantalla no aparece una Barra puede activarla pulsando Ver y Barras de Herramientas
•La opción de negrita que permite incrementar el grosor de texto. Este texto esta en negrita
•La opción cursiva que se utiliza por ejemplo en ciertas citas bibliográficas. Este texto esta en cursiva.
•En ocasiones interesa subrayar para resaltar cierta parte del texto. Este texto esta subrayado.
•Pulsando la flecha que acompaña a la Letra de la Barra de formato aparece el menú que nos permite cambiar el Color de las letras. Si entre estas primeras opciones que el programa presenta no esta el color deseado podemos acceder a una amplia gama pulsando Mas colores. En nuestro ejemplo marcamos el rojo.
•Si deseamos cambiar el tamaño de las letras, pulsando al lado del Número que se muestra en la Barra de formato, aparece el menú. En nuestro caso estamos pulsando sobre un número que amplia el tamaño de la letra.
Una forma de mejorar la
estética de nuestros escritos es una adecuada
selección del tipo de letra. El tipo de letra dependerá del tipo de texto y de la
imagen que queremos darle al documento. Tenemos letras clásicas, modernas, serias e informales. Es conveniente que el documento guarde un cierto estilo. Es decir debemos mantener unos ciertos formatos a lo largo del texto.
•Desde la Barra de formato accedemos también directamente a los distintos tipos de letras o
Fuentes disponibles. Lo normal es utilizar en un texto unos pocos tipos de letras manteniendo una cierta coherencia formal.
Otra opción que tenemos directamente disponible en la Barra de formato, es la de resaltar. En algunos documentos, especialmente en documentos de
trabajo suele ser interesante
señalar las ideas, cifras o mensajes claves.
•Funciona como el rotulador fluorescente. En nuestro ejemplo tenemos seleccionado el amarillo como color de resalte pero pulsando sobre el triangulo al lado de la
imagen del rotulador aparecen distintos colores para seleccionar.
CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
Podemos cambiar de minúsculas a mayúsculas o al contrario un texto sin necesidad de volver a teclearlo. En el texto anterior vamos a cambiar la palabra conocimiento que tenemos en minúsculas a mayúsculas.
•Marcamos el texto que deseamos cambiar de mayúsculas a minúsculas o al contrario.
•Pulsamos Formato en la Barra de menú y Cambiar mayúsculas y minúsculas.
•En el cuadro Cambiar mayúsculas y minúsculas seleccionamos la opción deseada. En nuestro ejemplo marcamos MAYUSCULAS para convertir las minúsculas.
•En la imagen se muestra el resultado del cambio.
FORMATO DE PÁRRAFOS
Disponemos de varias opciones de formato para los párrafos, es decir los distintos bloques separados que componen el texto. Lo más rápido suele ser definir desde el principio el formato que se aplica a lo que vamos escribiendo.
En nuestro ejemplo cambiaremos el formato del segundo
párrafo que ya tenemos escrito.
•Seleccionamos el párrafo al que vamos a dar un nuevo formato.
•Pulsamos Formato en la Barra de menús.
•Pulsamos sobre Párrafo
Nos aparece en pantalla el Cuadro Párrafo. En este cuadro como vemos, podemos seleccionar la alineación, la sangría que nos permite mover el texto del párrafo en horizontal a la derecha o izquierda y el Espaciado. En nuestro ejemplo queremos mover el bloque de texto a la izquierda un centímetro y por lo tanto en Sangría Izquierda pulsamos la flecha hasta que aparece el 1.
Y pulsando Aceptar el segundo párrafo se mueve en bloque un centímetro a la derecha con respecto al margen del párrafo normal.
Otra opción para aumentar o disminuir la sangría es pulsando directamente en el botón de la Barra de formato.
Otra de las opciones disponibles en el Cuadro de Formato es definir la separación entre líneas dentro del párrafo. Vamos a cambiar el Interlineado de sencillo a doble del primer párrafo de nuestro ejemplo.
En la siguiente imagen podemos ver como en el primer párrafo seleccionado la distancia entre líneas es mayor que en el segundo párrafo que conserva el Interlineado sencillo.
FORMATO DE PÁGINA
El formato de página nos permite definir las características de las páginas enteras. Definimos por tanto características como márgenes, tamaño del papel para imprimir o la orientación en que se imprimirá.
•Pulsamos Archivo en la parte superior de la pantalla.
•Del menú que aparece pulsamos sobre Configurar página
Nos aparece el cuadro Configurar Página. Seleccionamos la pestaña Márgenes.
•En este cuadro podemos definir los márgenes de las páginas, el tipo de papel en el que vamos a imprimir y si queremos imprimir la página en vertical u horizontal. En nuestro ejemplo vamos a cambiar el margen superior de la página de 3 centímetros a 1 centímetro.
Podemos cambiar los márgenes a todo el documento o seleccionar en Aplicar a la opción de aplicar el cambio desde donde estamos situados en adelante pulsando sobre "Desde aquí en adelante"
Y en las siguientes
imágenes se muestra la situación de partida y como queda el margen de página al reducirlo a 1 centímetro.
Es importante tener en cuenta cuando se definen los márgenes las implicaciones para la impresión posterior de las páginas.
•Un problema típico es poner numeración a las páginas y que los números correspondientes a las páginas no se impriman. El problema se soluciona elevando el margen inferior. En nuestro ejemplo elevamos el Pie de página a 3 centímetros.
En la pestaña Tamaño del papel definimos el tipo de papel por ejemplo folio o DIN A4 y la orientación para la impresión vertical o apaisada. En el ejemplo esta seleccionada la Orientación Vertical. Si pulsa sobre la orientación Horizontal puede ver el cambio del formato.
SALTO DE PÁGINA Y DE SELECCIÓN
Si queremos que desde cierto punto el texto aparezca en la siguiente página nos colocamos en el punto donde deseamos que termine la página e insertamos un Salto de página
Para insertar un salto de página pulsamos Insertar en la parte superior de la pantalla y Salto.
Nos aparece el Cuadro Salto donde se nos muestran varias alternativas. En nuestro ejemplo seleccionamos Salto de página.
EJEMPLO
Partimos por ejemplo de la situación que muestra la siguiente imagen donde tenemos dos párrafos en una página. Deseamos que el segundo párrafo comience en una nueva página.
Nos situamos entre los dos párrafos y pulsamos Salto de página.
Y el resultado es que ahora el segundo párrafo comienza en la página siguiente
SECCIONES
Cuando tenemos un documento con varios capítulos de forma que cada capítulo lleva su propio encabezamiento y su propio formato suele ser aconsejable dividir los capítulos mediante secciones. De esta forma podemos poner por ejemplo diferentes encabezamientos a las diferentes partes del texto de una forma sencilla. El control sobre los documentos extensos se facilita cuando lo dividimos por secciones.
•Nos situamos donde queremos comenzar la sección.
•Pulsamos Insertar
•Pulsamos Salto
•Y seleccionamos uno de los tipos de salto de sección. En nuestro ejemplo Página siguiente.
Las distintas opciones se diferencian en que Página siguiente deja en blanco el final de la página de una sección y comienza la siguiente en otra página. Si queremos diferenciar nítidamente los capítulos dejamos en blanco el final de la página de cada capítulo. Si seleccionamos Continuo tenemos un salto de sección pero no se deja espacio en blanco entre secciones.
El resultado podemos visualizarlo en la vista Normal como una doble línea intermitente
INSERTAR
AÑADIR NUMERACION A LAS PÁGINAS
Suele ser aconsejable que las páginas cuando se impriman tengan cada una su número de página.
•Pulsamos Insertar en la Barra de menú.
•Pulsamos sobre Números de página
Nos aparece el cuadro de Números de página. En este cuadro podemos seleccionar la posición en la que deseamos que aparezcan los números de página. En nuestro ejemplo elegimos que se vean en la Parte inferior de la página y en el Centro.
En ocasiones cuando imprimimos las páginas a las que le pusimos numeración, esta no se ve en el papel. Puede ser necesario elevar el borde inferior de la página. Pulsamos sobre Archivo, Configurar página, Márgenes y elevamos el tamaño del Pie de página
INSERTAR AUTOTEXTO
El programa tiene ya definidos una serie de saludos, despedidas y frases que se repiten en las
cartas que podemos utilizar.
•Pulsamos Insertar
•Pulsamos Autotexto
•Seleccionamos uno de los
grupos predefinidos. En nuestro ejemplo hemos elegido frases para concluir o de Cierre.
•Y pulsamos sobre una concreta. En nuestro caso "Afectuosamente".
INSERTAR SÍMBOLO
Cuando deseamos utilizar un símbolo que no aparece directamente en el teclado.
•Marcamos el punto del documento donde queremos insertar el símbolo.
•Pulsamos Insertar y Símbolo.
•Nos aparece el Cuadro Símbolo.
•Pulsamos sobre el deseado.
•Pulsamos Insertar
•Y Cerrar
INSERTAR NOTA AL PIE DE PÁGINA
En ciertos documentos se realizan comentarios, aclaraciones o se añaden referencias bibliográficas en un texto independiente situado generalmente en la parte inferior de la página o al final del documento.
Veamos los pasos para crear Notas a pie de página
•Pulsamos Insertar en la parte superior de la pantalla y del menú que aparece sobre Nota a pie.
•Aparece en pantalla el Cuadro Notas al pie y notas la final. Podemos elegir que las notas se impriman en la parte de abajo de las páginas o que se impriman al final del documento todas juntas. Otra posible selección es marcar Autonumeración mediante la cual es el propio programa automáticamente el que va numerando las citas de forma correlativa.
•Pulsamos Aceptar y nos aparece el espacio para escribir la nota a pie de página.
•Pulsando sobre Opciones del Cuadro Notas al pie y notas al final, podemos definir opciones interesantes como comenzar la numeración de las notas en cada sección o pulsando en Convertir pasar las notas de pie de página al final del documento.
El programa Word además de textos nos permite insertar imágenes,
gráficos y
dibujos.
Para insertar una imagen podemos:
•Pulsar Insertar en la Barra de menú.
•Pulsar Imagen.
•Seleccionar si queremos una de las imágenes que el programa trae prediseñadas u otra que tengamos almacenada por ejemplo en el disco duro de nuestro ordenador. En nuestro ejemplo seleccionamos Imágenes prediseñadas.
•Y pulsando nos aparece el cuadro Insertar imagen prediseñada que nos muestra varios
grupos de imágenes que podemos utilizar. En nuestro ejemplo elegimos imagen del
grupo académico.
Otra opción es insertar una imagen que se encuentra guardada en nuestro ordenador. Pulsamos Insertar, Imagen y Desde archivo.
Si tenemos un documento, por ejemplo una serie de párrafos escritos en otro fichero y lo queremos insertar en nuestro documento actual utilizamos Insertar y Archivo. Nos situaremos en el punto en el que deseamos añadir el contenido de otro documento.
ESTRUCTURAR LA PÁGINA, COLUMNAS Y TABLAS
COLUMNAS
En ciertos documentos deseamos una
estructura tipo
periódico que muestra el texto dividido en columnas. Las columnas nos permiten definir una cierta estructura para el texto. Cuando introducimos el texto van rellenándose una columna tras otra.
v El botón Columnas activa este tipo de formato.
•Al pulsar sobre el botón columnas aparecen varias columnas. Nos movemos y pulsando, seleccionamos el número deseado de columnas.
Un texto que tengamos tecleado en una página sin columnas podemos transformarlo en un formato con columnas.
v Seleccionamos el texto.
v Pulsamos Formato en la Barra de menú.
v Y pulsamos sobre Columnas.
v En el cuadro que aparece elegimos el número y tipo de columnas.
INSERTAR TABLA
En ocasiones interesa estructurar la información de la página. Una forma interesante de ordenar la información en una página es la utilización de tablas. Las tablas son muy útiles para organizar los elementos y son fáciles de manejar.
•La creación de una tabla puede realizarse pulsando sobre el botón Insertar tabla de la Barra Estándar.
•Al pulsar aparece una cuadrícula por la que podemos movernos. Cuando tengamos seleccionado el número adecuado de filas y columnas pulsamos el botón y se genera la tabla.
Una vez creada la tabla podemos fácilmente modificarla para adaptarla a nuestras necesidades.
•La creación de una tabla puede realizarse pulsando sobre el botón Insertar tabla de la Barra Estándar.
•Al pulsar aparece una cuadrícula por la que podemos movernos. Cuando tengamos seleccionado el número adecuado de filas y columnas pulsamos el botón y se genera la tabla.
La modificación de las celdas puede realizarse empleando el menú que aparece al situarnos en las celdas y pulsar el botón DERECHO del ratón. En nuestro ejemplo vamos a juntar dos celdas y que sean una. Marcamos las dos celdas y pulsando el botón DERECHO del ratón aparece un menú en el que seleccionamos Combinar celdas.
Igualmente marcando una celda y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos Eliminar celdas o Dividir las celdas existentes, generando un mayor número de celdas. Estas mismas instrucciones se encuentran en el menú que aparece al pulsar sobre Tabla de la Barra de menú.
LOS ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Personalizar encabezados y pies de página.- Tanto los encabezados como los pies de página podemos personalizarlos adaptándolos a nuestras necesidades y propósitos. En definitiva podemos decir que el encabezado y el pie de página se tratan de la misma forma y en lo único que se diferencian es que el encabezado está situado en el margen superior de la página y el pie de página esta en el margen inferior.
•Se puede abrir un nuevo documento en blanco.
•luego se selecciona la opción Encabezado y pie del menú Ver.
Seguidamente te aparecerá una nueva barra de herramientas llamada Encabezado y pie de página. Si uno desea podemos incluirle lo siguiente.
Número de página: Word nos insertará el número de página en el que nos encontramos.
Número de páginas totales: al utilizar esta opción Word nos aparecerá el número total de páginas que tiene nuestro documento.
Formato de número de página: con esta opción modificaremos algunos aspectos del número de página.
Fecha:al utilizar esta opción
Word nos insertará automáticamente la
fecha del
sistema.
Hora:si marcamos esta opción, Word nos escribirá directamente la hora del sistema.
Tanto la opción de la hora como la de la fecha se modificarán en el momento en el que se vuelva a abrir el documento o se imprima. Si deseamos que Word actualice en un momento determinado la hora o la fecha deberemos hacer un clic sobre el elemento a modificar y pulsa la tecla F9 para que se actualicen.
Configurar página: si hacemos clic sobre esta opción, Word nos abrirá directamente el cuadro de diálogo Configurar página que vimos en lecciones anteriores.
Mostrar u ocultar texto: al insertar un encabezado o pie veremos como el resto del texto aparece en color gris claro y la zona del encabezado o pie aparece remarcado con una línea discontinua y las letras en color negro. Si activamos esta opción todo el texto que está en gris desaparecerá, para podernos permitir un trabajo más cómodo con los encabezados o pies de página.
Igual que el anterior: esta opción se podrá activar o desactivar según nos interese. Al estar activada el encabezado o pie de página en el que nos encontramos tendrá las mismas características que el anterior, en cambio si lo desactivamos las características de este encabezado o pie podrán ser completamente diferentes del anterior.
Cambiar encabezado/ pie: al pulsar este botón saltaremos entre el encabezado y el pie de página de la página actual.
Anterior/ Siguiente: como ya hemos comentado, dentro de un mismo documento podemos tener diferentes tipos de encabezados y de pies de página. Con esta opción lo que podremos hacer es movernos al encabezado o pie de página diferente dentro de este mismo documento.
Insertar Autotexto: si pulsamos esta opción nos aparecerán diferentes formatos de encabezados o pies ya establecidos, como puede ser: Página x de y que nos dice en que página del total de páginas nos encontramos en el documento, Nombre archivo y ruta de acceso que nos inserta la carpeta y el nombre del documento con el que estamos trabajando y otras muchas opciones que nos pueden facilitar el trabajo con encabezados y pies de página.
Cerrar:con este botón volvemos a la edición del documento, dejando el encabezado y pie de página tal y como lo hemos creado.
ENCABEZADO DE PIE DE PÁGINA
Para ver las diferentes opciones de las que disponemos con el encabezado de página vamos a utilizar el documento
contabilidad financiera.
1. Abrimos el documento contabilidad financiera.
2. Seleccionamos la opción Encabezado y pie del menú Ver.
Observamos como todo el texto pasa a ser de color gris claro, aparece un recuadro que nos
marca la zona destinada al encabezado y el cursor se sitúa en su interior.
Ahora ya podemos editar nuestro Encabezado.
3. Asegúrate que en el recuadro con las líneas discontinuas aparece la palabra: Encabezado.
4. Escribe el siguiente texto: contabilidad financiera.
Dar formato al encabezado
Ahora, al igual que en el resto de documento podemos dar formato al texto que forma parte del encabezado.
5. Seleccionamos todo el texto que forma el encabezado.
6. por ejemplo aplicamos como estilo de letra Verdana con un tamaño de 8.
En un principio se deja el texto alineado a la izquierda, más adelante cambiaremos la alineación según en la página que nos encontremos.
7. Cambia el estilo de la fuente a cursiva.
Ahora se puede aplicar una línea inferior que nos llegará del margen izquierdo al margen derecho de la hoja.
En la vista Normal no aparecen en pantalla los Encabezados. Debemos estar en la vista Diseño de impresión.
•Pulsamos Ver en la parte superior de la pantalla.
•Y pulsamos sobre Encabezado y pie de página.
La pantalla nos muestra un recuadro de línea intermitente donde escribiremos el texto del Encabezado.
EJEMPLO
Escribimos "Capítulo 1 Los principios de contabilidad"
Podemos dar formato al texto del encabezado siguiendo el mismo
procedimiento descrito con anterioridad para dar formato al texto.
COMO MODIFICAR EL FORMATO DE PIE DE PÁGINA
Para modificar este formato de pie de página utilizamos la opción: Insertar autotexto.
•Accedemos nuevamente al pie de página y borramos el pie de página actual.
•Desplegamos la lista Insertar autotexto.
•Seleccionamos la opción Página x de y.
Con esta opción lo que se hace es que nos aparezca en el pie de página el texto Página seguido del número de la página actual y el número total de páginas que tiene este documento.
•Utilizando el mismo sistema que vimos en apartados anteriores, pon una línea que ocupe todo lo ancho de la página, pero esta vez por encima de las letras. Modifica la fuente del pie de página.
•Cerramos la edición del encabezado y pie de página.
Ahora vamos a ver que deberíamos hacer para que en las páginas pares aparezca el texto alineado hacia un lado y en las impares alineado al lado contrario.
Páginas diferentes.- Para ello deberemos modificar la configuración de las páginas de nuestro documento.
•Accede a la opción Configurar página... del menú Archivo.
•Escoge la carpeta: Diseño.
Repasa la lección en la que vimos este apartado.
•Selecciona la opción Pares e impares diferentes.
Observa como en la vista previa aparecen ahora dos hojas.
•Acepta el cuadro de diálogo actual.
•Muévete por el documento y observa como las páginas impares mantienen el encabezado y el pie, mientras que las pares no tienen ningún encabezado ni pie.
Hay recordar que esto es debido a que actualmente estamos trabajando con las páginas pares e impares diferentes.
Después podemos copiar el encabezado y el pie de página de una de las páginas impares a una página par.
COMO ACTUALIZAR EL PIE DE PÁGINA
Para actualizar el pie de página hay que entrar en la edición del pie de página.
•Entramos en el pie de página.
•damos un clic sobre el segundo número del pie de página.
•Pulsamos la tecla F9.
Al pulsar esta tecla se actualizarían
los valores de los números de página.
Ahora ya tenemos los pies de página actualizados, pero si nos fijamos la primera página donde empieza el texto tiene como número de página un 2. Vamos a cambiar el número de página para que sea un 1.
Antes cambiaremos el formato de pie de página ya que de la forma que lo tenemos no nos ofrece información completamente fiable ya que aparece como total de páginas contando también la página del título.
Renumerar los pie de página.- Para iniciar una nueva numeración deberemos indicar desde que número deseamos empezar a contar.
•nos situamos en la página donde empieza el texto.
•Entramos dentro del Encabezado y pie de página.
•Situamos en el pie de página.
•Pulsamos sobre el botón al que hemos llamado: Formato de los números de página.
ORTOGRAFÍA
Para activar la
función que nos permite revisar la
ortografía del documento, pulsamos sobre
Herramientas en la parte superior de la pantalla y seleccionamos
Ortografía. En nuestro texto de ejemplo añadimos unas cuantas "i" a
tendencia para que se active el
Cuadro de Ortografía y gramática.El cuadro nos permite varias opciones:
•Omitir si consideramos que la palabra es correcta.
•
Agregar para completar el
diccionario con una palabra correcta que el programa desconocía de forma que en el futuro vuelva a señalarla como posible error.
•Cambiar. Esta opción sustituye la palabra escrita de forma equivocada por la correcta.
•Cambiar todas. Si el mismo error se encuentra varias veces a lo largo del texto mediante esta instrucción podemos resolverlo con un clic.
El programa realiza una revisión de la gramática del texto y en caso de encontrar
estructuras dudosas propone
soluciones.
Nos permite configurar la función de corrección ortográfica y gramatical.
•En la parte superior de la pantalla pulsamos sobre Herramientas.
•Pulsamos sobre Opciones.
•Nos aparece el Cuadro Opciones. En este cuadro seleccionamos la pestaña Ortografía y gramática. El cuadro nos permite configurar la forma en que se realiza la corrección ortográfica. En nuestro ejemplo marcamos Revisar ortografía mientras escribe. Esta opción es interesante por mostrar al momento el posible error mediante una línea roja bajo la palabra.
Una vez activada la opción
Revisar ortografía mientras escribe, cuando escribimos una palabra que el programa considera un error la
marca con una línea inferior roja. En nuestro ejemplo escribimos
objetivo en vez de objetivo y el programa nos lo indica como se ve a continuación
Y el cuadro nos permite definir otras opciones como Sugerir siempre de forma que el programa cuando realiza la corrección ortográfica sugiere que cambio efectuar para evitar el error ortográfico.
En el mismo cuadro podemos definir la forma de realizar la revisión gramática. En nuestro ejemplo seleccionamos Revisar gramática mientras escribe. Puede desactivar esta opción y realizar posteriormente la revisión ortográfica y gramatical pulsando sobre Herramientas y Ortografía y gramática.
SINONIMOS
Si queremos que el programa nos sugiera sinónimos:
•Marcamos la palabra a la que deseamos encontrar los sinónimos.
•Pulsamos Herramientas en la Barra de menú.
•Elegimos Idioma
•Pulsamos sobre Sinónimos
EJEMPLO
Hemos escrito alegre pero deseamos encontrar un sinónimo..
Marcamos la palabra y pulsamos, Herramientas, Idioma y Sinónimos. En nuestro ejemplo elegimos contento como sinónimo y pulsamos Reemplazar.
Y el programa cambia la palabra alegre que estaba escrita por contento.
IMPRIMIR
Para imprimir el documento pulsamos Archivo e Imprimir.
•Si tenemos ya definida las características de la impresión podemos utilizar directamente el botón Imprimir de la Barra estándar.
Nos aparece un Cuadro en el que tendremos seleccionada una
impresora. En el apartado Nombre podemos cambiar el tipo de
impresora.
En la opción Imprimir seleccionamos si queremos imprimir el documento o por ejemplo los Comentarios que hemos añadido al texto.
Pulsando sobre Opciones accedemos a más alternativas
En nuestro ejemplo marcamos Comentarios para que se incluyan junto al documento en la impresión.
Antes de imprimir es conveniente comprobar como quedara exactamente en papel el documento. Para visualizar como se imprimirá pulsamos sobre Archivo y Vista previa.
Aparece en Cuadro que nos muestra como aparecerá la página en el papel. Tenemos una serie de opciones de visualización que podemos activar mediante los botones de la Barra.
•Mostrar una página
•Varias páginas aparecen a la vez en la pantalla
•Seleccionamos si queremos ver poco texto muy de cerca o preferimos una visión más general.
La pantalla Vista previa muestra en nuestro ejemplo la página tal como aparece nuestros documentos.
LAS SECCIONES
Word tiene numerosas herramientas para mejorar el diseño. Una de estas herramientas son las secciones.
Word permite manejar documentos extensos, una de la técnica para mejorar el aspecto de los documentos es aplicar formatos al texto. Pero si el documento es extenso puede ser necesario aplicar distintos formatos en distintas zonas del documento.
Las secciones nos facilitan este trabajo al gestionar formatos distintos para secciones distintas.
Para activar las secciones, solo tenemos que desplegar el menú "Insertar" y elegir la opción "Salto".
En la ventana de diálogo "Salto" podemos ver dos zonas diferenciadas, en la superior podemos elegir el tipo de salto.
Un salto es la forma que tiene Word de separar una zona de texto de otra.
Podemos querer separar una pagina, una columna o un ajuste de texto.
En la zona inferior de la ventana, encontramos los tipos de salto de sección.
En esta zona al contrario de la anterior podemos aplicar los formatos a las secciones y mantener su estética aunque modifiquemos el contenido de cada sección. Esta es la principal ventaja de las secciones.
En la ventana podemos ver cuatro estilos de saltos de sección. Pasare a explicarlos brevemente con un ejemplo.
En la siguiente imagen vemos como un salto de sección. de tipo "Página siguiente" separa un texto.
Podemos ver el aspecto real que tendría el documento una vez impreso desde la instrucción vista preliminar del menú archivo.
Y así es como se vería en la realidad. Observa que nosotros escribimos el texto junto, pero al estar separados por un salto de sección de tipo "página siguiente", cada línea aparece en una página distinta.
Sólo tenemos que insertar tantos saltos de sección como en partes queremos dividir el documento en secciones y después aplicar a cada sección el formato que deseemos. Por ejemplo, se puede utilizar formato de una columna para la sección de
presentación de un
informe y después utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del
informe en la siguiente sección.
El tipo de sección continuo se utiliza para diferenciar distintas secciones sin tener que empezar en otra página.
Si elegimos página par o impar, la siguiente sección comenzara en la próxima página especificada. Hay que tener en cuenta que si acabamos en par, y elegimos tipo de sección par, se intercalará una página impar en blanco antes de seguir imprimiendo.
FORMATO DE SECCIONES
En la lección anterior vimos como establecer distintas secciones y los tipos de secciones disponibles.
En esta lección veremos los distintos formatos de sección con un ejemplo. Tenemos un documento como el que tenemos en la imagen inferior.
Para acceder a las propiedades de la sección solo tenemos que pinchar dos veces con el ratón sobre la línea de "Salto de sección" que queremos configurar.
Debemos tener en cuenta que los saltos de sección afectan a los formatos del texto que les precede. Así pues para modificar el texto de una sección deberemos buscar la línea de salto de sección que finaliza el texto que queremos reconfigurar.
Vamos a cambiar los márgenes de la primera sección. Ya sabemos que para acceder a las opciones de configuración debemos pulsar dos veces en la barra de salto de sección.
Al hacerlo surge el siguiente cuadro de diálogo, con las opciones de configuración disponibles agrupadas en distintas pestañas. En la primera podemos modificar entre otras opciones la configuración de los márgenes, de los encabezados y pies de paginas de la sección.
Para finalizar solo tendremos que pulsar el boton aceptar de la ventana
Para modificar el formato de otra sección pulsaremos sobre la barra separadora de secciones como ya sabemos
A esta sección le aplicaremos un formato de orientación horizontal, con ello conseguiremos un efecto apaisado del texto. Estas opciones de configuración están en la segunda pestaña, titulada "Tamaño del papel" en esta pestaña, podemos configurar las dimensiones de la hoja.
En la zona derecha de la ventana, podemos ver una vista previa de cómo resultaría una pagina con el formato elegido aplicado.
Si queremos visualizar, exactamente, el resultado final de nuestros diseño, solo tenemos que ir a la instrucción "Vista preliminar" del menú "Archivo".
Observa en la imagen superior, como en un mismo documento hemos aplicado un formato distinto a cada una de las hojas del documento.
NUMERACIÓN AUTOMÁTICA
En los temas anteriores hemos como nuestros documentos pueden tener distintas secciones y paginas.
En en este tema se ve como numerar automáticamente las paginas y a manejar los diferentes formatos de numeración. Esta funcionalidad de Word, además de tener una justificación estética, es imprescindible en documentos extensos.
Aprenderemos fácilmente el procedimiento a través de un sencillo ejemplo. Partiremos del documento de la imagen.
Podemos acceder a las opciones de numeración en el menú insertar, pulsando en la instrucción "Números de página".
En el siguiente cuadro de diálogo, vemos las opciones principales para configurar la numeración de las páginas.
En la zona de la izquierda podemos configurar los datos como la posición o la alineación de la numeración y en el parte derecha de la
venta, tenemos una vista previa que nos muestra instantáneamente las modificaciones que realicemos sobre la configuración.
Veamos mas detenidamente las distintas opciones de configuración de esta ventana de
dialogo.
En posición podemos elegir en que zona de la página se visualizara la numeración. Podemos elegir que se muestre en el encabezado o en el pie de página.
En alineación indicaremos en que lugar queremos que aparezca la numeración. Por ejemplo si en la opción anterior hemos elegido la posición "Pie de página", ahora podremos concretar si lo queremos en la esquina inferior izquierda, en la derecha o en el centro.
Pulsando en el botón "Formato" de esta ventana, accedemos a otra ventana de diálogo, en la que podremos concretar aun más las características de la numeración.
Entre otras, podremos elegir el formato de los números, como interactuará con los capítulos o con las secciones...
Desplegando la persiana de las opciones de formato de número, vemos que podemos elegir entre mostrar los números normales, o podemos utilizar un orden alfabético, o numeración romana.
Podemos incluir en la numeración un detalle con el numero del capitulo. En las opciones podemos configurar su aspecto
Por lo general la numeración comienza en la primera página y va incrementándose en una unidad en cada página. Pero en ocasiones, sobre todo cuando trabajamos con secciones en diferentes documentos, podemos necesitar que la numeración se inicie con un número elevado.
Podemos hacerlo desde esta opción de la ventana Formato de números de página.
, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
y elegir la opción 
